目標に沿った行動をするためのタスク管理手法

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ワークフロー管理手法であるGTDについて紹介します。

私自身、GTDの大まかな流れしか理解してないです。数あるワークフロー管理の中の1つの考えととらえ、ルールに縛られすぎずに調整していくといいと思います。

GTDとは?

GTDは頭の中にあるものごとをすべて外部に出して管理します。GTDの手法で管理することで、次のような効果を得ることができるかもしれません。
・その場その場での思いつきの行動ではなく、目標に沿ってやるべきことを実行。
・「今、何をしたらいいかわからない」「あ、あれをやっていなかった」「あれもこれもと気が散って、1つの作業に集中できない」などの問題解決。

GTDは、次の5つのステップで構成されています。

「収集」⇒「処理、見極め」⇒「整理」⇒「見直し」⇒「実行」

このステップを1週間など一区切りごとに繰り返し実行します。

GTDのフロー

収集

何をする?
・やるべきこと、頭の中に気になってること、アイデア、日課などをすべて残らず書き出す。
 (収集先を「inbox」と呼ぶ)

どうやってする?
・紙に書き出しても、ツールを使用してもよい。
・「名詞+動詞」で短くメモする。
・次の質問をきっかけに思い出す。

 今実施中の作業は? 提出しなければいけないものは? 打ち合わせの予定は?
 行きたいところは? 約束していることは? 身につけたいことは? 参加したいイベントは? 
 連絡しないといけないことは? 考え事は? いつもやっているルーチン作業は? etc

 

いつする?
・定期的にまとまった時間をとって思いつく限り「収集」する。
・頭に浮かんだ時点で速やかに「収集」する。

注意点
・なるべく収集先(inbox)は1箇所にした方がいい。
・収集しているときは、収集のみに集中。収集時にグループ分けとかをしようとしない。

処理、見極め
何をする?
・収取したひとつひとつのタスクに対して、「これは何か?」を考えinboxを空にする。

具体的に何をする?
手順に沿って、「タスクを削除する」、「タスクを実行する」、「タスクをリストに入れる」といった作業を行う。

「いつかする」リスト
・いまする必要はないが、いつかしたいものを入れる。

「資料」リスト
・特にアクションを起こす必要のないものを入れる。
・すぐ取りだせる場所へ保管しておく。

「プロジェクト」リスト
・1年以内に達成するべき複雑なタスクを入れる。
・後で行動可能なレベルに分割する。

「連絡待ち」リスト
・誰かに任せられるもの、自分ではできないものを入れる。

「カレンダー」リスト
・「いつやるか」が決まっているものを入れる。
・やる必要のない日にタスクを見えなくする。

「次のアクション」リスト
・今やっているタスクの次に着手するタスクを入れる。
・機会ができたときに速やかに行う。

GTD処理

処理の手順

注意点
・「inbox」に戻さない

整理
何をする?
・しかるべきタスクをしかるべき場所に格納し、必要な状況で必要な分だけアクセスできる状態にする。

何のため?
・「空き時間を漠然と過ごす」「物忘れ」「やり忘れ」などをなくすため。

具体的に何をする?
・作業を把握しやすいように自分が使い慣れたツールに入れて、どこからでも参照できるようにする。

・タスクごとに「始まり」と「終わり」を決める。

・リマインダーをセットする。

・「連絡待ち」リストに書かれたタスクは、適宜進捗状況をチェックできるようにする。

・「カレンダー」リストに書かれたタスクを、カレンダーに反映する。
  カレンダーには次の3つのことを書く。

 1.「予定(特定の日時)」
 2.「その日にやらなければならないこと」
 3.「その日に知っておくべき情報」

・「いつかする」リストに書かれたタスクは、
 「定期的にレビューしなければならないもの」と「特定の日時に再検討するもの」に分ける。

・「次のアクション」リストに書かれたタスクは、行動の状況に応じて分類する。
 例えば、「パソコンが必要」「どこでもできる」「店でする」などの状況に応じて分類する。
 時間、場所で分類するとややこしくなる傾向があるので、時間帯(早朝、帰宅後など)で分類してもよい。

・一見管理するほどでもないルーチンタスクこそツールで管理する。
 いちいち覚えおく必要がなくなり、習慣として身に付けやすい。

・必要に応じてチェックリストを作る。

メモ
整理まですると一日の予定は、次の順で埋まっていくと思います。

1. ルーチンタスク
2. カレンダーに設定したその日行うべきタスク
3. 「プロジェクト」リストに書かれたタスク
   「次のアクション」リストに書かれたタスク
見直し
何をする?
・それぞれのリストにあるタスクを適切なタイミングで最適な状態になっているか点検する。
・「カレンダー」と「次のアクション」リストを毎日チェック。
・週次レビューする。

週次レビュー
・未整理の書類などを収集。
・頭の中の気になることを、すべて書きだす。
・inboxを空にする。
・完了した行動をチェックする。
・リマインダーを見直す。
・チェックリストの更新。
・最近起きた出来事によって影響を受けた事柄を調整。

実行
・タスクはすべて実行可能なサイズに分解されているはず。あとは実行するだけ。
・今の状況、利用可能な時間、モチベーションでタスクを絞り込み、優先順位を考えタスクを選択し実行する。
・タスクの所要時間を記録するとレビュー時に参考となる。

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